Rahmenvertrag für den Kauf und die Lieferung von beweglichen Sportgeräten, Lehrmitteln und sonstiger Ausstattung für Potsdamer Sporthallen und Bewegungsräume

1. Allgemeine Bestimmungen Im Rahmen dieser Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag mit einem Auftragnehmer für den Kauf und die Lieferung von beweglichen Sportgeräten, Lehrmitteln und sonstiger Ausstattung für Potsdamer Sporthallen und Bewegungsräumen abgeschlossen werden. Zum jetzigen Zeitpunkt sollen innerhalb des geplanten Vertragszeitraums vier Sporthallen wegen Sanierung oder Neubau komplett ausgestattet werden. Neben dieser Leistung soll der Rahmenvertrag auch unterjährige kleinteilige Lieferungen an Potsdamer Schulen umfassen. 2. Technische Bestimmungen 2.1 Allgemeines Es soll sich um fabrikneue, originale, weder um gebrauchte noch aufgearbeitete Produkte handeln. Die Verarbeitung und Qualität der ausgeschriebenen Sportgeräte und Unterrichtsmittel hat der Emissionsklasse E1 nach DIN EN 14322 oder gleichwertig zu entsprechen. Alle verwendeten Materialien wie Kunststoffe, Leime, Lacke haben toxikologisch unbedenklich zu sein, d. h. bei ihrer bestimmungsgemäßen Verwendung sind keine gesundheitsschädlichen Wirkungen zu erwarten. Es dürfen keine tropischen Hölzer zur Herstellung der Sportgeräte verwendet werden. Die Produkte sind so zu fertigen, dass sie folgende Stoffe nicht enthalten: Benzol, halogenorganische Verbindungen und Blei. Die Holzbestandteile der Produkte müssen FSC bzw. PEFC oder vergleichbar zertifiziert sein. Alle Produkte haben das GS- oder CE- Zeichen für geprüfte Sicherheit zu tragen oder ein gleichwertiges Siegel. Mit Abgabe des Angebotes bestätigt der Bieter die Einhaltung der Produktanforderungen gemäß dem Leistungsverzeichnis sowie sämtlicher technischer Vorgaben und Mindestanforderungen aus der Leistungsbeschreibung. Entspricht die angebotene Lieferleistung nicht den genannten technischen Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis, hat der Bieter in seinem Angebot der Landeshauptstadt Potsdam mit geeigneten Mitteln nachzuweisen, dass die vom Bieter vorgeschlagene Lösung diesen technischen Anforderungen gleichermaßen entspricht. 2.2 Normen und Vorschriften Nachfolgende Gesetze, Richtlinien und Vorschriften sind einzuhalten: - DGUV Vorschrift 81 - Arbeitsstättenverordnung - DIN EN 750 Spielfeldgeräte - Hockeytore oder gleichwertig - DIN EN 913 Turngeräte - Allgemeine sicherheitstechnische Anforderungen und Prüfverfahren oder gleichwertig - DIN EN 914 Turngeräte - Barren und kombinierbare Stufenbarren/Barren oder gleichwertig - DIN EN 915 Turngeräte - Stufenbarren oder gleichwertig - DIN EN 916 Turngeräte - Sprungkästen oder gleichwertig - DIN EN 7901 Turn- und Gymnastikgeräte - Barren mit Einlegematte oder gleichwertig - DIN 7906 Turn- und Gymnastikgeräte - Schwebebalken oder gleichwertig - DIN 7908 Turn- und Gymnastikgeräte - Sprungkästen oder gleichwertig - DIN 7909 Turn- und Gymnastikgeräte - Turnbänke oder gleichwertig - DIN 7915-1 Turn- und Gymnastikgeräte - Sprungbrett oder gleichwertig - DIN EN 12196 Turngeräte - Pferde und Böcke oder gleichwertig - DIN EN 12432 Turngeräte - Schwebebalken oder gleichwertig - DIN EN 12503 Sportmatten oder gleichwertig - DIN EN 13138 Auftriebshilfen oder gleichwertig - DIN EN 13219 Turngeräte - Trampoline oder gleichwertig - DIN EN 14468 Tischtennis oder gleichwertig 2.3 Leistungsverzeichnis Die technischen Details sind dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen. Bei einigen Artikeln werden Abweichungen bei den angegebenen Maßen toleriert. Die zulässigen Toleranzen sind in Klammern geschrieben, bspw. "(+/- 1 cm)" und den Produktbeschreibungen in den einzelnen Leistungsverzeichnissen zu entnehmen. Hat der Bieter ein im Leistungsverzeichnis aufgeführtes Set nicht im Portfolio, kann er einzelne Produkte aus seinem Portfolio zusammenfassen und den Gesamtpreis anbieten. Zum Beispiel: Bei Position 117 ist ein Set aus 30 Mannschaftsbändern aufgeführt. Hat der Bieter einzelne Mannschaftsbänder im Portfolio und kein fertiges Set, so kann er den Einzelpreis mit 30 multiplizieren und diesen Wert im Leistungsverzeichnis als Set-Preis eintragen. Kann ein Bieter Produkte, die im Leistungsverzeichnis einzeln aufgeführt sind, als Set anbieten, muss dennoch der Einzelpreis ermittelt werden. Zum Beispiel: Bei Position 58 sind 144 Tischtennisbälle aufgeführt. Hat der Bieter ein Set im Portfolio, dividiert er den Set-Preis durch 144 und trägt den Einzelpreis ein. Im vorgesehenen Vertragszeitraum (einschließlich der optionalen Verlängerung) sollen planmäßig vier aktuell im Bau befindliche Sporthallen ausgestattet werden. Die Fertigstellung und der damit verbundene Leistungsabruf sind nach aktuellem Stand wie folgt terminiert: 1. Dalton-Gymnasium (2-Feld-Halle), Sporthalle Jungfernsee, Konrad-Zuse-Ring 1, 14469 Potsdam: voraussichtliche Fertigstellung in 2027 2. Waldstadt-Grundschule (2-Feld-Halle), Turnhalle, Friedrich-Wolf-Str. 12, 14478 Potsdam: voraussichtliche Fertigstellung in 2027 3. Clara-Immerwahr-Gymnasium (2-Feld-Halle), Zweifachsporthalle auf dem Sportplatz Waldstadt, Drewitzer Straße 40, 14478 Potsdam: voraussichtliche Fertigstellung in 2028 4. Gesamtschule Krampnitz (4-Feld-Halle), Sporthalle, Schwedische Allee 93, 14476 Potsdam: voraussichtliche Fertigstellung in 2029 Aufgrund des laufenden Baubetriebs können Abweichungen von den genannten Fertigstellungsterminen und den daraus resultierenden Abrufen nicht ausgeschlossen werden. Insgesamt umfasst die Schullandschaft Potsdams 24 Grundschulen, 3 Oberschulen, 9 Gymnasien, 8 Gesamtschulen, 4 Förderschulen und 3 Oberstufenzentren. In diesen Schulen kann unterjährig der Bedarf an Ersatz- oder kleinteiligen Neubeschaffungen entstehen. 3. Leistungsumfang, geschätztes Auftragsvolumen und Preise Die angebotenen Preise im Leistungsverzeichnis verstehen sich einschließlich aller zur vollständigen Leistungserbringung erforderlichen Nebenleistungen. Hierzu gehören insbesondere: - Lieferung frei Verwendungsstelle von Großgeräten (z. B. Barren, Schwebebalken, Turnkästen etc.) und Schränken - Auspacken und Entsorgung des Verpackungsmaterials bei Großgeräten und Schränken - gebrauchsfertige Aufstellung (Montage) im einwandfreien und sauberen Zustand am finalen Verwendungsort bei Großgeräten und Schränken - Lieferung von kleineren Mengen Sportlehrmitteln (z. B. Bälle, Schläger, Spiele) via Postsendung ins Sekretariat oder zu Händen einer Schulansprechperson möglich - Information an den Auftragnehmer, sobald 50 %, 75 % und 90 % der Rahmenobergrenze erreicht sind - Jährlicher Versand einer Auswertung über die beauftragten und abgerechneten Aufträge an den Auftraggeber bis zum 30.04. des Folgejahres Die im Leistungsverzeichnis angegebenen Stückzahlen beziehen sich auf den gesamten Leistungszeitraum (einschließlich der einmaligen optionalen Verlängerung) und orientieren sich an den Empfehlungen der Broschüre "Sportstätten - Hallenausstattung mit Geräten für den Unterricht" vom Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Baden-Württemberg und den Erfahrungen des Schulträgers aus vergangenen Ausschreibungen. Die Mengen wurden dann auf die Ausstattung der vier u. g. Turnhallen hochskaliert. Sie dienen lediglich zur Preiskalkulation und Vergleichbarkeit der Angebote. Eine Mindestabnahmepflicht seitens des Auftraggebers besteht nicht. Schätzwerte des Auftraggebers zum voraussichtlichen Leistungsabruf: Vertragslaufzeit (2 Jahre) - 2027: 269.500 EUR (netto) - 2028: 169.500 EUR (netto) Optionale Verlängerung (2 Jahre) - 2029: 169.500 EUR (netto) - 2030: 69.600 EUR (netto) Die maximale Abrufmenge (Rahmenobergrenze) wird wie folgt festgelegt: Rahmenobergrenze für die gesamte Vertragslaufzeit von max. 4 Jahren (einschließlich der optionalen Verlängerung): 813.720 EUR (netto) 4. Lieferbestimmungen 4.1 Allgemeines Spätestens zwei Wochen nach dem jeweiligen Zugang des Abrufs (Festlegungen zur Auftragserteilung siehe Rahmenvertrag) versendet der Auftragnehmer eine Auftragsbestätigung an den Auftraggeber. Der Auftragnehmer stimmt sich zur Vereinbarung eines Liefertags mit der/dem Schulleiter/in ab. Die Lieferung hat spätestens 14 Wochen nach Auftragsbestätigung zu erfolgen. Grundsätzlich ist eine Anlieferung montags bis freitags von 8 Uhr bis 15 Uhr möglich. Ausnahmen sind möglich, wenn unter Einverständnis und vorheriger telefonischer Absprache mit der/m Schulleiter/in, eine andere Lieferzeit vereinbart wurde. Vorausgesetzt wird eine Gesamtlieferung. Teillieferungen sind nur zulässig, wenn diese im Vorfeld vereinbart werden. Der Auftragnehmer hat alle notwendigen Maßnahmen zu treffen, dass es zu keinen Beschmutzungen oder Beschädigungen an den Lieferungen sowie angrenzenden Bauteilen kommt. Darüber hinaus sind etwaige Beschmutzungen oder Beschädigungen unverzüglich dem Ansprechpartner in der Einrichtung anzuzeigen. Lieferungen erfolgen stets auf Rechnung und Gefahr des Auftragnehmers. Ein Aufzug bzw. ebenerdiger Zugang ist nicht an jedem Leistungsort vorhanden. Die Absperrung der Lieferzone (z. B. Halteverbotszone) wird durch den Auftragnehmer sichergestellt und finanziert. Dies wird bei drei umfangreichen Sporthallenausstattungen der Fall sein (Dalton-Gymnasium, Clara-Immerwahr-Gymnasium, Gesamtschule Krampnitz). Es ist damit zu rechnen, dass die Anlieferungen und Montagen während des laufenden Betriebes der Schulen erfolgen müssen. Alle vor Ort eingesetzten Personen des Auftragnehmers müssen sich in der deutschen Sprache verständigen können, um möglichen Anweisungen vor Ort im Bedarfsfall folgen zu können. § 3 des Vertrages (1) Das Vertragsverhältnis beginnt am 01.02.2027, bei späterer Zuschlagserteilung erst am Tag nach Zuschlagserteilung und endet am 31.12.2028. (2) Der Auftraggeber erhält ein einmaliges Optionsrecht zur Verlängerung des Vertragsverhältnisses um zwei Jahre. Die Option ist spätestens 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer auszuüben. Im Falle der Optionsausübung gelten die Bestimmungen des Vertrages unverändert fort.